Ürünün belgelendirilmesinin amacı, alıcıya malın belli bir kalitede olduğuna veya kalite gereklerine uyduğuna dair bir güvence vermektir. Ayrıca belgelendirme sayesinde iç piyasadaki mal kalitesi de artmaktadır.
Belge genelde tarafsız bir kurum tarafından verilmekte ve bu kurum devlete ait veya özel bir organizasyon olabilmektedir. Bazı ülkelerde bu Ulusal Standart Enstitülerinin sorumluluğuna verilmektedir.
1- Gümrük Beyannamesi (Customs Declaration)
Ülkemizde 01.01.1996 tarihinden beri kullanılmakta olan gümrük beyannamesi, “Tek Tip Gümrük Beyannamesi” olarak da adlandırılmaktadır. Bu beyanname Avrupa Birliği üyesi ülkelerde kullanılan gümrük beyannamesi ile aynıdır.
Gümrük beyannamesinin formatı ve ne şekilde doldurulacağı Gümrük Yönetmeliği ile belirlenir. Gümrük beyannamesinde şu bilgiler bulunur: İhracatçı/Gönderen, Alıcı, Beyan Sahibi/Temsilcisi, Çıkış Ülkesi, Menşe Ülke, Gideceği Ülke, Ticaret Yapılan Ülke, Çıkıştaki Taşıma Aracının Kimliği ve Kayıtlı Olduğu Ülke, Teslim Şekli, Toplam Fatura Bedeli, Yükleme Yeri, Çıkış Gümrük İdaresi, Eşyanın Tanımı, GTİP’i, Brüt ve Net Ağırlığı, Gümrük Rejimi.
Gümrük Beyannamesi yerine TIR Karnesi, ATA Karnesi, Elçilik Mektubu, Déclaration en Douane, Kurye Mektubu da kullanılabilmektedir
